Databeskyttelsespolitik

Beskyttelse af personlige oplysninger har høj prioritet hos Bitten & Mads Clausens Fond. Vi har derfor udarbejdet en politik for, hvordan Bitten & Mads Clausens Fond behandler dine personlige oplysninger.

Bitten & Mads Clausens Fond er den dataansvarlige
Bitten & Mads Clausens Fond, CVR-nr. 41815612, beliggende Nordborgvej 81, 6430 Nordborg, er dataansvarlig for de personoplysninger som vi behandler. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder - som beskrevet nedenfor - eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte:

Bitten & Mads Clausens Fond
Tlf.nr. 2963 6410
info@bmcfond.dk

Vores behandlingsaktiviteter
Du kan læse mere om, hvilke typer af personoplysninger vi behandler om dig, til hvilke formål og med hvilke behandlingsgrundlag (hjemmel) i afsnittene nedenfor:

Uddelinger i henhold til fondens fundats
Formål
Formålet med vores behandling af personoplysninger er at kunne varetage kommunikation og administration i forbindelse med Fondens uddelinger.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger såsom navn, titel, mailadresse og telefonnummer på kontaktpersoner.

Behandlingsgrundlag
Vi behandler personoplysninger jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at behandle kontaktoplysninger til brug for kommunikation og administration af uddelinger. Hvis der er indgået en aftale i forbindelse med uddelingen, behandles personoplysningerne, idet det er nødvendigt for at opfylde den indgåede aftale, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Vi behandler endvidere personoplysninger der indgår i regnskabsmateriale, der er nødvendig i henhold til den retlig forpligtelse om at overholde bogføringslovens § 10, stk. 1 om opbevaring, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Opbevaring og sletning
Idet der alene behandles kontaktoplysninger til brug for kommunikation og administration af uddelinger, vil der løbende tages stilling til, om der fortsat er et arbejdsbetinget behov for opbevaring af oplysningerne. Herudover vil personoplysninger der indgår i regnskabsmateriale blive opbevaret i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens § 10, stk. 1.

Modtagere
Som udgangspunkt videregiver vi ikke personoplysninger til tredjeparter, men vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre tilstrækkelig sikkerhed for de personoplysninger, der bliver overladt til dem.

Besøgende på vores domicil
Formål
Vi behandler personoplysninger om besøgende af administrative hensyn, herunder administration af møder og af sikkerhedsmæssige årsager.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn og evt. titel, organisation på besøgende samt navnet på værten hos os. Herudover behandler vi personoplysninger, der fremgår af videoovervågning.

Behandlingsgrundlag
Vores behandling af personoplysningerne er nødvendig for at vi kan forfølge en legitim interesse i at administrere og afholde møder samt for at sikre et højt sikkerhedsniveau, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vores behandling af personoplysningerne sker i overensstemmelse med tv-overvågningslovens § 3, stk. 1. De steder, vi videoovervåger, oplyser vi herom.

Tidsrum for opbevaring
Vores gæsteregistrering i receptionen opbevares i 1 måned regnet fra besøgstidspunktet.

Såvel registreringer som videooptagelser lagres sikkert og gennemgås og afspilles kun, hvis der er grundlag herfor, fx en hændelse, og alene for udvalgte personer. Videooptagelserne slettes automatisk efter 14 dage regnet fra optagelsestidspunktet, medmindre der er identificeret et forhold, der kræver undersøgelse, såsom tyveri.

Modtagere
Der videregives alene personoplysninger til politiet, såfremt der er identificeret et forhold, der kræver undersøgelse, såsom tyveri. Vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

Besøgende på bmcfond.dk
Formål
Vi behandler personoplysninger om besøgende på vores hjemmeside med henblik på at samle statistik om brugen af websitet, så vi løbende kan forbedre brugeroplevelsen ved at se, hvilken type indhold, der er efterspurgt. Personoplysninger indsamles fra cookies i henhold til vores cookiepolitik, som du finder her: https://www.bmcfond.dk/cookiepolitik/

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler alene almindelige personoplysninger, som den besøgende giver samtykke til, såsom oplysninger om færden på hjemmesiden og IP-adresse.

Læs mere om vores brug af cookies: https://www.bmcfond.dk/cookiepolitik/

Behandlingsgrundlag
Personoplysninger der indsamles fra cookies behandles på grundlag af den besøgendes samtykke jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer personoplysningerne i 2 år, regnet fra datoen, hvor den besøgende afgav sit samtykke.

Modtagere
Vi videregiver trafikdata og ip-adresser til tredjeparter i forbindelse med brug af tredjepartscookies på vores hjemmeside. Læs nærmere i vores cookiepolitik: https://www.bmcfond.dk/cookiepolitik/

Herudover gør vi brug af databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre tilstrækkelig sikkerhed for de personoplysninger, der bliver overladt til dem.

Rekruttering (uopfordrede ansøgninger)
Ledige stillinger hos Bitten & Mads Clausens Fond vil blive opslået på Danfoss A/S’ hjemmeside, hvorfor vi henleder til, at du holder øje med åbne stillingsopslag på Danfoss A/S’ hjemmeside: https://www.danfoss.com/da-dk/about-danfoss/careers/

I den forbindelse overtager Danfoss A/S ansvaret for behandlingen af oplysningerne i rekrutteringsprocessen, hvorfor du venligst bedes gøre dig bekendt med Danfoss A/S’ privatlivspolitik. 

I tilfælde af, at du sender en uopfordret ansøgning direkte til Bitten & Mads Clausens Fond, er vi forpligtet til at give dig følgende oplysninger:

Formål
Formålet med vores behandling af personoplysningerne er at besætte fremtidige, endnu ikke opslåede stillinger hos os.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, som du selv afgiver i din uopfordrede jobansøgning (fx navn, adresse, e-mail, jobansøgning og CV).

Vi har ikke behov for at behandle fortrolige (fx CPR-nr.) og/eller følsomme personoplysninger. Vi beder dig derfor om, at sådanne oplysninger ikke tilgår os.

Behandlingsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i forordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at vurdere kandidaten og eventuelt besætte en fremtidig stilling med en passende kandidat.

Når vi modtager personoplysninger, som ansøgeren på eget initiativ aktivt overlader til os, anses disse for modtaget med ansøgerens samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 3.

Tidsrum for opbevaring
Vi behandler dine personoplysninger indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet. Uopfordrede ansøgninger opbevares i op til 6 måneder fra modtagelsen af ansøgningen. Hvis der gives afslag, opbevarer vi dine personoplysninger i op til 3 måneder, regnet fra tidspunktet for afslaget.

I tilfælde af, at du har givet samtykke til, at vi opbevarer ansøgningen i længere tid fx i forbindelse med besættelse af andre eller fremtidige stillinger, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os. 

Modtagere
I tilfælde af, at vi finder din ansøgning interessant, vil dine personoplysninger blive videregivet til Danfoss A/S, som herefter forestår rekrutteringsprocessen. I den forbindelse overtager Danfoss A/S ansvaret for behandlingen af oplysningerne i rekrutteringsprocessen, hvorfor du venligst bedes gøre dig bekendt med Danfoss A/S’ privatlivspolitik. 

Under alle omstændigheder vil dine personoplysninger behandles fortroligt og det er således kun de medarbejdere, som er involveret i rekrutteringsprocessen, der har adgang til dine oplysninger.

Leverandør- og samarbejdspartneradministration
Formål
Formålet med at behandle personoplysninger om kontaktpersoner hos leverandør- og samarbejdspartnere er, at kunne varetage kontraktstyring samt at modtage varer og tjenester fra vores leverandører og samarbejdspartnere.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer samt eventuelt bankkontooplysninger på leverandører og samarbejdspartnere som er enkeltmandsvirksomheder.

Herudover behandler vi navn, titel, e-mailadresse og telefonnummer på eventuelle kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere.

Behandlingsgrundlag
Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at kunne opfylde aftalen med leverandøren og samarbejdspartneren, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvor det er en enkeltmandsvirksomhed.

Behandling af personoplysninger om kontaktpersoner hos leverandøren og samarbejdspartnere er nødvendig, for at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne administrere og opfylde kontrakten med samarbejdspartneren, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer personoplysninger der indgår i regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Personoplysninger om kontaktpersoner hos leverandøren og samarbejdspartnere, vil løbende blive vurderet, om der fortsat er et arbejdsbetinget behov for opbevaring af oplysningerne.

Modtagere
Vi videregiver personoplysninger til revisor i forbindelse med revision.

Herudover benytter vi databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre tilstrækkelig sikkerhed for de personoplysninger, der bliver overladt til dem.

Administration af arrangementer
Formål
Vi indsamler og behandler dine personoplysninger med henblik på at administrere driften af faglige arrangementer, herunder administration af deltagere, udsende invitationer og deltagerlister samt facilitere og afvikle arrangementer.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, titel, organisation, stillingsbetegnelse, telefonnummer og e-mailadresse.    

Behandlingsgrundlag
Når vi inviterer dig til et fagligt arrangement, som vi har vurderet som værende interessant for dig, gør vi det ud fra vores legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Bemærk, at arrangementet på ingen måde vil have til formål at udøve erhvervsmæssig eller kommerciel aktivitet. Du har til enhver tid mulighed for at frabede dig flere invitationer ved at besvare invitationen pr. mail ved at skrive ”frameld”.

I andre tilfælde vil behandlingen af personoplysninger ske på grundlag af deltagerens samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Såfremt du vælger at deltage til arrangementet, er behandlingen nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne administrere og varetage driften af arrangementet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og litra a.

Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer oplysningerne så længe vi har et sagligt behov for behandlingen. Vi vurderer endvidere, om der er særlige forhold, der kræver en kortere eller længere tids opbevaring. 

Modtagere
Som udgangspunkt videregiver vi ikke dine personoplysninger. Vi deler dog deltagerlisten med de øvrige deltagere, som er tilmeldt arrangementet. Af deltagerlisten vil der alene fremgå personoplysninger om navn, e-mailadresse, organisation og stillingsbetegnelse. 

Såfremt du ikke ønsker, at dine personoplysninger skal fremgå af deltagerlisten, bedes du venligst rette henvendelse til os. Du kan læse mere om dine rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig, længere nedenfor i denne databeskyttelsespolitik

Sikkerhed
Vi værner om dine oplysninger, og har derfor høje standarder for sikkerhed. Derfor har vi en række interne procedurer og politikker, der sikrer, at vi lever op til vores høje sikkerhedsstandarder. 

Modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Dine oplysninger lagres inden for EU (Den Europæiske Union) og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (”EØS”). Hvis vi på et senere tidspunkt skal overføre personoplysninger til modtagere i tredjelande, sker dette inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne og der vil fremgå nærmere information om dette i denne databeskyttelsespolitik.

Dine rettigheder:
Retten til indsigt:
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Retten til at få berigtiget data: 
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Retten til at få slettet data:
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Retten til at få begrænset behandling af data
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling af data
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Retten til at overføre data: 
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Retten til at tilbagekalde dit samtykke
Hvis du har givet samtykke til en behandling, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os på info@bmcfond.dk.  

Klage
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på info@bmcfond.dk. Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet. Du finder deres kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Opdatering af vores databeskyttelsespolitik
Vi vil løbende gennemgå og opdatere denne databeskyttelsespolitik.

2. april 2020, version 2.0.